Modèle procédure maitrise des enregistrements

Les documents de formulaire doivent être contrôlés de sorte qu`il est clair que vous avez la dernière révision autorisée du formulaire. Les enregistrements de formulaire doivent être protégés contre toute altération. Un ID de contrôle et une date doivent être suffisants. Un peu correct, Haneef — les documents modifiables au cours d`un projet nécessitent un contrôle documentaire. Une fois le projet terminé, les documents deviennent des * enregistrements * du projet, puis nécessitent une gestion des enregistrements * (pas de contrôle). Maintenant, avec une meilleure compréhension de ce que sont les documents et les dossiers, nous pouvons regarder de plus près ce qui est nécessaire pour le contrôle des documents (4.2.3) et des dossiers (4.2.4). Les deux clauses ISO exigent que les documents et les dossiers sont contrôlés, mais qu`est-ce que cela signifie? Étant donné que les documents sont du matériel de planification, ils sont sujets à changement (en vertu de la loi phase) que nous obtenons plus d`informations (do phase) et de comparer ces données d`information ou des enregistrements (phase de vérification) à notre plan initial. Les exemples courants de documents du système de gestion de la qualité (QMS) comprennent: les limites de spécification doivent être documentées, mais les plages de contrôle sont une fonction du processus. À mesure que vous améliorez le contrôle de votre processus, ils se rétréciront.

Ils pourraient être documentés dans un plan d`amélioration, dans les instructions de travail comme sortie attendue, ou enregistrés sur un dossier montrant ce que les résultats du processus ont été. De nombreuses machines enregistrent aujourd`hui la sortie dans des cartes de contrôle en temps réel, qui sont des enregistrements des performances du processus. La méthode de documentation dépend de votre utilisation. Les dossiers ne sont pas le plan. Les dossiers sont créés par des plans. Les enregistrements sont des données, mais les données ne sont pas des informations. Les données doivent être converties en informations grâce à l`utilisation de graphiques ou d`analyses de tendances. Les exigences pour les enregistrements sont donc différentes. Les enregistrements doivent être identifiables (étiquetés), stockés, protégés (non corrompus), récupérables (vous devez utiliser les données), conservés (sauvegardés), mais éliminés lorsqu`ils sont obsolètes. Certains dossiers sont approuvés. Un registre de conformité doit être approuvé avant l`envoi au gouvernement. Les rapports techniques sont des dossiers et doivent être approuvés avant la publication.

Une approbation dans ce cas est de signer que les données sont exactes et/ou peuvent être libérés. J`appellerais un bon de commande un document parce qu`il peut être changé. Les enregistrements ne changent pas ou ne doivent pas changer. Une commande d`achat est une demande. Les documents sont approuvés, enregistrent les données de ce qui s`est passé dans le passé. Comme la commande n`a pas été remplie, elle ne s`est pas produite et n`enregistre aucune donnée d`un événement. À tout moment, vous pouvez annuler ou réviser une commande d`achat et elle nécessite l`approbation. À cet effet, c`est un document.